🍍การจัดองค์การ ( Organizing)
นักทฤษฎีองค์การทั้งหลายพยายามที่จะออกแบบองค์การ
เพื่อรวบรวมเอาพนักงานทั้งหลายขององค์การที่จะต้องทำงานร่วมกัน และมีความจำเป็นที่จะต้องประสานงาน เพื่อให้งานได้รับมอบหมายบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ
ซึ่งการจัดองค์การถือว่าเป็นหัวใจสำคัญของกระบวนการบริหารการจัดการ
โดยเฉพาะอย่างยิ่งงานบางอย่างไม่สามารถทำเพียงคนเดียวได้ หลาย ๆ
คนจำต้องรวมตัวกันเป็นกลุ่มที่เรียกว่า
“ องค์การ ”
ดังที่ CHESTER I BARNARD
กล่าวว่า
องค์การเป็นระบบของการร่วมมือร่วมใจของมนุษย์
ดังนั้น
การจัดองค์การก็เพื่อให้โครงสร้างของกลุ่มคน และกลุ่มตำแหน่งงานต่าง ๆ
ที่จะไปรองรับกับแผนงานที่กำหนดไว้
และเป็นโครงสร้างที่จัดขึ้น
เพื่อประสานให้ทุกฝ่ายเข้าใจได้ดี
ช่วยลดความซ้ำซ้อนผู้บริหารจึงจำเป็นต้องจัดองค์การให้มีลักษณะที่สมดุลเพื่อประโยชน์ขององค์การ
🍍ความหมายของการจัดองค์การ
การจัดองค์การ (Organizing) คือ
กระบวนการกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างคนงานและกิจกรรมต่างๆขององค์การเพื่อที่จะก่อให้เกิด
การใช้ทรัพยากรขององค์การให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด
🍍ทฤษฎีที่สำคัญ
หน้าที่ในการจัดการองค์การเป็นงานสำคัญที่ผู้จัดการทุกคนจะต้องกำหนดโครงสร้างและระบบที่เหมาะสม
เพื่อให้การทำกิจกรรมต่างๆ ขององค์การหรือหน่วยงาน
สามารถบรรลุเป้าหมายที่ต้องการและป้องกันการสูญเสียและความซ้ำซ้อยในการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ขององค์การ
🍍ความสำคัญของการจัดการองค์การ
- แสดงให้เห็นถึงกระแสการไหลของงาน
- ช่วยให้ผู้ปฎิบัติงานทราบถึงขอบเขตงาน
- เป็นกรอบที่ช่วยเชื่อมโยงการทุ่มเทความพยายามจากขั้นตอนการวางแปนไปสู่ความสำเร็จ
- จัดวางช่องทางเพื่อการติดต่อสื่อสารและการตัดสินใจ
- ป้องกันการทำงานซ้ำซ้อนและขจัดข้อขัดแย้งในหน้าที่งาน
- ช่วยให้กำลังความพยายามมีจุดหมายชัดเจน
โดยการจัดกิจกรรมให้สัมพันธ์กับเป้หมายต่างๆ
🍍ประโยชน์ที่สำคัญมี 4 ประการได้แก่
1. กำหนดอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบของสมาชิกแต่ละคน
2. แสดงช่องทางการติดต่อสื่อสารและการประสานงาน
3. กำหนดขอบเขตอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบในการตัดสินใจของผู้บริหาร
4. ให้ความสำคัญและการกำหนดความสมดุลในองค์การ
🍍หลักการจัดองค์การ
1. กำหนดหน้าที่การงาน (Function) กำหนดหน้าที่การงาน
เป็นกำหนดกลุ่มของกิจกรรมที่ต้องปฎิบัติเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ
นอกจากนี้การกำหนดหน้าที่การงานยังต้องพิจารณาขององค์การและขนาดขององค์การด้วย
2. การแบ่งงาน (Division of
Work) การแบ่งงาน เป็นการแยกงานหรือรวมหน้าที่การงานที่มีลักษณะเดี่ยวกันหรือใกล้เคียงกันไว้ด้วยกัน
แล้วมอบหมายให้บุคคลตามความสามารถมาปฎิบัติ
3.
กำหนดหน่วยงานสำคัญขององค์การ
กำหนดหน่อยงานสำคัญขององค์การ เป็นการกำหนดหน่วยงานที่ต้องรับผิดชอบงานต่าง
ๆ จะปฎิบัติประกอบด้วย
1. หน่วยงานหลัก (Line) หมายถึง
หน่วยงานที่ทำหน้าที่โดยตรงกับวัตถุประสงค์ขององค์การเพื่อผลประโยชน์โดยตรงต่อความสำเร็จขององค์การ
(1)
บริษัททำหน้าที่มีผลิตสินค้างานหลัก คือฝ่ายผลิต
(2)
บริษัทร้านสรรพสินค้า งานหลัก คือฝ่ายขาย
(3) วิทยาลัยเกษตร งานหลัก
ฝ่ายเกี่ยวการสอน
2. หน่วยงานที่ปรึกษา(Staff) หมายถึง
หน่วยงานที่ช่วยให้หน่วยงานหลักปฎิบัติงานได้ดียิ่งขึ้น
จะเป็นเชี่ยวชาญเฉพาะงานหรือเป็นคณะกรรการปรึกษา
3. หน่วยงานอนุกรม (Auxliary) หมายถึง หน่วยงานที่ช่วยบริการแก่หน่วยงานหลักและหน่วยงานที่ปรึกษา
4. สายการบังคับบัญชา (Chin of Command)
สายการบังคับบัญชา หมายถึง
ความสัมพันธ์ตามลำดับชั้นระหว่างผู้บังคับบัญชา
เพื่อให้ทราบว่าการติดต่อสื่อสารมีทางเดินอย่างไร
สายการบังคับบัญชาที่ดีควรมีลักษณะดังนี้
1.
จำนวนชั้นแต่ละสายไม่ควรมีจำนวนมากเกินไป
2.
สายการบังคับบัญชาต้องกำหนดไว้ให้ชัดเจน
3.
สายการบังคับบัญชาไม่ควรก้าวก่ายกันหรือไม่ควรซ้อนกัน
5. ช่วงการควบคุม (Span of Control) หมายถึง
สิ่งที่แสดงให้ทราบว่าผู้บังคับบัญชาคนหนึ่งมีขอบเขตความรับผิดชอบเพียงใด
มีผู้ใต้บังคับบัญชากี่คน ในอดีตหัวหน้างาน 1 คน
ต้องดูแลรับผิดชอบผู้ใต้บังคับบัญชา 10-20 คน จึงจะเหมาะสม
อย่างไรก็ตามช่วงการควบคุมจะมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับ
1.
ความสามารถของผู้บังคับบัญชา หากผู้บังคับบัญชามีความสามารถมากก็สามารถปกครองผู้ใต้บังคับบัญชาได้จำนวนมาก
2.
การได้รับการฝึกฝนอบรมของพนักงาน หมายความว่า
หากพนักงานได้รับการฝึกฝนอบรมมีความรู้ดีการบังคับบัญชาก็จะง่าย
3.
ความยุ่งยากสลับซับซ้อนของงาน
4.
ความสัมพันธ์กับหน่วยงานอื่น หากมีความสัมพันธ์มากผู้บังคับบัญชาก็ต้องใช้ผู้ใต้บังคับบัญชาจำนวนมากขึ้น
🍍ประโยชน์ต่อองค์กร
1.
การจัดโครงสร้างองค์การที่ดีและเหมาะสมจะทำให้องค์การบรรลุวัตถุประสงค์และเจริญก้าวหน้าขึ้นไปเรื่อยๆ
2.
ทำให้งานไม่ซ้ำซ้อน ไม่มีแผนกงานมากเกินไป เป็นการประหยัดต้นทุนไปด้วย
3.
องค์การสามารถปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนไปได้ง่ายๆตามความจำเป็น
🍍ประโยชน์ต่อผู้บริการ
1.
การบริหารงานง่าย สะดวก
รู้ว่าใครรับผิดชอบอะไร
มีหน้าที่ทำอะไร
2.
แก้ปัญหาการทำงานซ้ำซ้อนได้ง่าย
3.
ทำให้งานไม่คั่งค้าง ณ จุดใด
สามารถติดตามแก้ไขได้ง่าย
4.
การมอบอำนาจทำได้ง่าย ขจัดปัญหาการเกี่ยงกันทำงานหรือปัดความรับผิดชอบ
🍍ประโยชน์ต่อผู้ปฏิบัติงาน
1.
ทำให้รู้อำนาจหน้าที่และขอบข่ายการทำงานของตนว่ามีเพียงใด
2.
การแบ่งงานให้พนักงานอย่างเหมาะสม ช่วยให้พนักงานมีความพอใจ ไม่เกิดความรู้สึกว่างานมากหรือน้อยเกินไป
3.
เมื่อพนักงานรู้อำนาจหน้าที่และขอบเขตงานของตนย่อมก่อให้เกิดความคิดริเริ่มในการทำงาน
4.
พนักงานเข้าใจความสัมพันธ์ของตนต่อฝ่ายอื่นๆ ทำให้สามารถติดต่อกันได้ดียิ่งขึ้น
การจัดองค์การเป็นกระบวนการสร้าวงความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่การงานบุคลากร และปัจจัยทางกายภาพต่างๆ ขององค์การ
ในที่นี้ขอนำหลักการจัดองค์การในระบบราชการมาศึกษา
เพราะระบบราชการนั้นเป็ฯองค์การที่มีการจัดองค์การที่ได้รับความนิยมกันอย่างกว้างขวางและมีการนำไปใช้ในทุกวงการ หลักที่สำคัญของการจัดองค์การมีดังต่อไปนี้
🍍การกำหนดหน้าที่ของงาน (function)
นั้นขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ขององค์การหน้าที่การงานและภารกิจจึงหมายถึงกลุ่มของกิจกรรมที่ต้องปฏิบัติที่ต้องเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ หน้าที่การงานจะมีอะไรบ้างและมีกี่กลุ่มขึ้นอยู่กับเป้าหมายขององค์การ ลักษณะขององค์การ และขนาดขององค์การด้วย
🍍การแบ่งงาน
การแบ่งงาน (division of
work) หมายถึงการแยกงานหรือรวมหน้าที่การงานที่มีลักษณะเดียวกันหรือใกล้เคียงกันไว้ด้วยกัน หรือแบ่งงานตามลักษณะเฉพาะของงาน แล้วมอบงานนั้นๆ
ให้แก่บุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่มีความสามารถหรือความถนัดในการทำงานนั้นๆ โดยตั้งเป็นหน่วยงานขึ้นมารับผิดชอบ
🍍ขอขอบคุณ https://www.gotoknow.org/posts/518309
https://strategic201.wordpress.com/2016/09/21/organizing
www.teacher.ssru.ac.th
🍍สืบค้าเมื่อวันที่ 8
พฤศจิกายน 2560
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น